Bokföra återbetalning till kund – kontering, moms och exempel
Steg-för-steg: så bokför du kundåterbetalningar med kreditfaktura. BAS-konton 1510, 3010, 2610, 1930 och vanliga fallgropar.
Återbetalningar till kunder är en del av vardagen för de flesta företag. Oavsett om det handlar om returnerade varor, överbetalningar eller kreditnotor behöver du bokföra återbetalningen korrekt. Den här guiden visar hur du hanterar de vanligaste scenarierna med rätt BAS-konton och fullständiga konteringsexempel.
Vanliga orsaker till återbetalning
Det finns flera situationer där ett företag behöver betala tillbaka pengar till en kund:
- Returnerade varor - kunden skickar tillbaka en vara och har rätt till full eller delvis återbetalning.
- Överbetalning - kunden har betalat mer än fakturabeloppet, till exempel genom en dubbelbetalning.
- Kreditnota - företaget utfärdar en kreditnota för att korrigera en felaktig faktura, ge prisavdrag eller kompensera för bristfällig leverans.
- Förskottsbetalning som återbetalas - kunden har betalat i förskott men beställningen avbryts.
Vilka BAS-konton används?
De centrala kontona vid återbetalning till kund är:
- 1510 Kundfordringar - för att hantera den negativa fordran som uppstår vid kreditnotan.
- 3010 Försäljning varor (eller relevant försäljningskonto) - för att minska intäkten.
- 2610 Utgående moms 25 % - för att korrigera momsen på den krediterade försäljningen.
- 1930 Företagskonto/bank - för den faktiska utbetalningen.
Beroende på situation kan även dessa konton bli aktuella:
- 3730 Lämnade rabatter - om återbetalningen beror på ett prisavdrag snarare än en retur.
- 1580 Fordringar hos kunder för ej debiterade kostnader - i mer komplexa fall.
Komplett konteringsexempel: Returnerade varor
Förutsättningar
- Kunden köpte varor för 5 000 kr exkl. moms.
- Moms 25 %: 1 250 kr.
- Totalt fakturabelopp: 6 250 kr.
- Kunden returnerar hela leveransen.
- Företaget utfärdar en kreditnota och återbetalar hela beloppet.
Steg 1: Bokför kreditnotan
Kreditnotan minskar intäkten och den utgående momsen, samt skapar en negativ kundfordran.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 3010 | Försäljning varor | 5 000 | |
| 2610 | Utgående moms 25 % | 1 250 | |
| 1510 | Kundfordringar | 6 250 |
Efter denna bokning har kunden en negativ fordran på 6 250 kr, vilket innebär att företaget är skyldigt kunden pengar.
Steg 2: Bokför den faktiska återbetalningen
När pengarna betalas tillbaka från företagets bankkonto:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1510 | Kundfordringar | 6 250 | |
| 1930 | Företagskonto/bank | 6 250 |
Nu är kundfordran nollad och pengarna har lämnat bankkontot.
Exempel: Överbetalning från kund
En kund betalar 10 500 kr för en faktura på 10 000 kr. Överbetalningen på 500 kr ska återbetalas.
Bokföring av överbetalningen vid inbetalning:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 | Företagskonto/bank | 10 500 | |
| 1510 | Kundfordringar | 10 000 | |
| 2820 | Kortfristiga skulder | 500 |
Bokföring av återbetalningen:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2820 | Kortfristiga skulder | 500 | |
| 1930 | Företagskonto/bank | 500 |
Vid en överbetalning som inte är kopplad till en momspliktig transaktion behöver du inte justera moms. Beloppet hanteras som en kortfristig skuld tills det betalas tillbaka.
Viktigt att tänka på
- Kreditnotan måste utfärdas först. Du ska alltid ha en kreditnota som underlag innan du bokför en återbetalning kopplad till en försäljning - se vår guide om hur du bokför kundfakturor för det ursprungliga flödet. Kreditnotan är ett bokföringsunderlag enligt bokföringslagen.
- Momsen ska korrigeras. Vid retur eller kreditering av momspliktiga varor eller tjänster måste den utgående momsen justeras i samma period som kreditnotan utfärdas.
- Avstäm kundreskontra. Se till att saldot på konto 1510 stämmer efter återbetalningen. Kunden ska inte ha ett negativt saldo kvar.
- Dokumentation. Spara retursedlar, korrespondens och kreditnotor som verifikationsunderlag.