Bokföra hyra av lokal
Så bokför du lokalhyra 2026: momsregeln vid frivillig skattskyldighet, kontering av hyran, hantering av deposition och förskottshyra över årsskiftet samt el och andra tillägg.
Lokalhyran är ofta en av de största löpande kostnaderna i ett företag, och bokföringen är enkel, med ett par undantag kring momsen och periodiseringen som är värda att förstå. Den avgörande frågan är om hyresvärden tar ut moms eller inte. Här är hur du konterar lokalhyra rätt.
Momsen: frivillig skattskyldighet
Uthyrning av lokal är som huvudregel momsfri. Men en hyresvärd som hyr ut till momspliktiga verksamheter kan välja frivillig skattskyldighet och då lägga moms (25 procent) på hyran. Det avgör hur du bokför:
- Hyra med moms (frivillig skattskyldighet): du lyfter den ingående momsen som vanligt, bra för dig, eftersom den blir avdragsgill.
- Hyra utan moms: hela hyran är kostnad, ingen moms att lyfta.
Det framgår av hyresfakturan vilket som gäller. Hyr du av en värd som inte är frivilligt skattskyldig får du alltså ingen moms att dra, kostnaden blir hela beloppet.
Kontering av hyran
Lokalhyra bokförs på 5010 Lokalhyra (eller 5011/5020 beroende på indelning). Hyra på 12 000 kr + 3 000 kr moms:
- Debet 5010 Lokalhyra: 12 000 kr
- Debet 2641 Ingående moms: 3 000 kr
- Kredit 1930 Företagskonto: 15 000 kr
Utan moms: debet 5010 hela hyran, kredit 1930.
Deposition
En deposition (hyresgaranti) är inte en kostnad utan en fordran: du får tillbaka pengarna när hyresförhållandet upphör. Den bokförs därför i balansräkningen:
- Debet 1685 Andra kortfristiga fordringar (eller 1380 för långfristig): depositionsbeloppet
- Kredit 1930 Företagskonto: depositionsbeloppet
Ingen moms och ingen kostnad, bara en omflyttning från bank till fordran. När du får tillbaka depositionen vänds posten.
Förskottshyra över årsskiftet
Hyra betalas ofta i förskott, januarihyran betalas i december. Avser en betald hyra nästa räkenskapsår ska den periodiseras som en förutbetald kostnad vid bokslutet:
- I december: debet 1710 Förutbetalda hyreskostnader, kredit 1930.
- I januari: debet 5010 Lokalhyra, kredit 1710, kostnaden hamnar i rätt period.
Det är en av de vanligaste interimsposterna i bokslutet (se guiden om förutbetalda kostnader). Är beloppet litet och periodiseringen oväsentlig kan den i praktiken förenklas, men hyra är ofta tillräckligt stor för att periodiseras.
El, värme och tillägg
Ingår el, värme eller andra tillägg i hyran följer de hyrans momsbehandling. Faktureras de separat kan momsen skilja sig, el har normalt 25 procent moms oavsett. El och uppvärmning har en egen guide när de faktureras för sig.
Hemmakontor är något annat
Hyr du inte en extern lokal utan jobbar hemifrån gäller helt andra regler, du kan inte bokföra din privata bostadshyra som lokalhyra. För enskild firma finns ett schablonavdrag och för aktiebolag möjlighet att hyra ut del av bostaden till bolaget under villkor; det behandlas i guiden om hemmakontor.
Det viktigaste att ta med sig
Lokalhyra bokförs på 5010, med momsavdrag bara om hyresvärden är frivilligt skattskyldig och fakturerar med moms. En deposition är en fordran (1685), inte en kostnad. Periodisera förskottshyra som avser nästa år via förutbetald kostnad (1710) så att den hamnar i rätt period. Och blanda inte ihop extern lokalhyra med hemmakontor, som har egna regler.