Bokföra administrationsavgifter
Så bokför du administrationsavgifter 2026: faktureringsavgifter, påminnelseavgifter och avgifter på leverantörsfakturor, både när du betalar dem och tar ut dem: med kontering och momshantering.
Administrationsavgifter dyker upp överallt: leverantören lägger på en faktureringsavgift, banken tar en avgift, och du själv kanske tar ut en avgift av dina kunder. De är små belopp men blandas lätt ihop, särskilt när det gäller momsen. Här är hur du konterar dem åt båda hållen.
Administrationsavgift du betalar
När en leverantör lägger på en faktureringsavgift, expeditionsavgift eller liknande på sin faktura är det en kostnad för dig. Den följer momsen på den vara eller tjänst den hör till (en faktureringsavgift på en momspliktig leverans har normalt 25 procent moms).
Kontering av en leverantörsfaktura på 1 000 kr + 45 kr faktureringsavgift, allt med 25 % moms:
- Debet 6990 Övriga externa kostnader (eller relevant kostnadskonto): 45 kr (avgiften)
- Debet aktuellt kostnadskonto för själva varan/tjänsten: 1 000 kr
- Debet 2641 Ingående moms: 261,25 kr
- Kredit 2440 Leverantörsskulder: 1 306,25 kr
Vissa lägger avgiften på samma konto som själva inköpet, andra på ett separat konto som 6990 eller 6570 (bank- och kortavgifter för finansiella sådana). Det viktiga är konsekvens. Avgifter som hör till finansiella tjänster (vissa bankavgifter) kan vara momsfria, se guiden om bankavgifter.
Administrationsavgift du tar ut
Tar du själv ut en faktureringsavgift av dina kunder är det en intäkt, och här gäller en momsregel som ofta missas: en faktureringsavgift delar momssats med det du säljer. Säljer du en momspliktig vara med 25 procent moms ska faktureringsavgiften också ha 25 procent moms, den är en del av ersättningen för leveransen, inte en separat momsfri avgift.
Kontering när du fakturerat en kund 5 000 kr + 60 kr faktureringsavgift (25 % moms):
- Debet 1510 Kundfordringar: 6 325 kr
- Kredit 3000-serien Försäljning: 5 000 kr
- Kredit 3590 Övriga intäkter / faktureringsavgifter: 60 kr
- Kredit 2610 Utgående moms: 1 265 kr
Påminnelseavgifter och dröjsmål
En påminnelseavgift du tar ut vid sen betalning behandlas annorlunda: den är inte momspliktig eftersom den är en ersättning för dina kostnader, inte betalning för en vara eller tjänst. Samma sak gäller lagstadgad förseningsersättning och dröjsmålsränta. De bokförs som en finansiell eller övrig intäkt utan moms. Betalar du själv en påminnelseavgift till en leverantör är den på samma sätt momsfri och bokförs som en kostnad (6990 eller 6570). Mer om detta i guiden om påminnelser och dröjsmålsränta.
Vanliga fel
- Momsfri faktureringsavgift utgående: en faktureringsavgift ska ha samma momssats som varan/tjänsten, inte vara momsfri.
- Moms på påminnelseavgift: tvärtom här: påminnelseavgiften är momsfri.
- Avgiften göms i fel period: en avgift hör till samma period som fakturan den sitter på.
- Bankavgifter blandas med admin: rena bankavgifter är ofta momsfria och har eget konto (6570).
Det viktigaste att ta med sig
Administrationsavgifter du betalar bokförs som kostnad (6990 eller motsvarande) med den moms som följer av leveransen. Tar du själv ut en faktureringsavgift delar den momssats med det du säljer, den är aldrig momsfri. Påminnelseavgifter och dröjsmålsränta är däremot alltid momsfria, åt båda hållen. Håll isär admin-, bank- och påminnelseavgifter på rätt konton och med rätt momsbehandling, så blir de små beloppen aldrig ett problem vid avstämningen.