Bokföra återbetalning från leverantör – kontering och exempel
Hur konterar du en leverantörskreditnota? BAS-konton 2440, 4010, 2641, 1930 och tips för matchning i leverantörsreskontran.
Ibland får företaget pengar tillbaka från en leverantör. Det kan bero på en kreditnota för felaktig leverans, returnerade varor eller en prisjustering i efterhand. Hanteringen hänger ihop med hur den ursprungliga leverantörsfakturan bokfördes. Oavsett orsak behöver bokföringen bli rätt. Den här guiden går igenom de vanligaste scenarierna med BAS-konton och tydliga konteringsexempel.
Vanliga orsaker till återbetalning från leverantör
- Kreditnota för felaktig vara eller tjänst - leverantören har levererat fel och kompenserar genom en kreditnota.
- Returnerade varor - företaget skickar tillbaka varor som inte motsvarade beställningen eller var defekta.
- Prisjustering eller volymrabatt - leverantören justerar priset i efterhand, exempelvis vid en årsbonus baserad på inköpsvolym.
- Dubbelbetalning - företaget har av misstag betalat samma faktura två gånger och leverantören betalar tillbaka.
Vilka BAS-konton används?
De centrala kontona vid återbetalning från leverantör:
- 2440 Leverantörsskulder - för att nolla eller justera skulden till leverantören.
- 4010 Inköp av varor (eller relevant inköpskonto, t.ex. 4410, 5010 beroende på varutyp) - för att minska inköpskostnaden.
- 2641 Ingående moms - för att korrigera den avdragna ingående momsen.
- 1930 Företagskonto/bank - för den faktiska inbetalningen.
Vid dubbelbetalning används istället:
- 1690 Övriga kortfristiga fordringar - för den fordran som uppstår vid dubbelbetalning.
Komplett konteringsexempel: Kreditnota från leverantör
Förutsättningar
- Företaget köpte varor för 8 000 kr exkl. moms.
- Moms 25 %: 2 000 kr.
- Totalt fakturabelopp: 10 000 kr.
- Varorna var defekta och leverantören utfärdar en kreditnota på hela beloppet.
- Leverantören betalar tillbaka beloppet till företagets bankkonto.
Steg 1: Bokför kreditnotan
Kreditnotan minskar inköpskostnaden, den ingående momsen och leverantörsskulden.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2440 | Leverantörsskulder | 10 000 | |
| 4010 | Inköp av varor | 8 000 | |
| 2641 | Ingående moms | 2 000 |
Om den ursprungliga fakturan redan var betald skapas en negativ leverantörsskuld (alltså en fordran på leverantören).
Steg 2: Bokför inbetalningen från leverantören
När pengarna kommer in på företagets bankkonto:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 | Företagskonto/bank | 10 000 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 10 000 |
Nu är leverantörsskulden nollad och pengarna har kommit in på bankkontot.
Exempel: Prisjustering i efterhand
Leverantören ger en volymrabatt på 3 000 kr exkl. moms (moms 750 kr, totalt 3 750 kr) baserat på årets inköpsvolym. Rabatten betalas ut som en återbetalning.
Bokföring av kreditnotan:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2440 | Leverantörsskulder | 3 750 | |
| 4010 | Inköp av varor | 3 000 | |
| 2641 | Ingående moms | 750 |
Bokföring av inbetalningen:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 | Företagskonto/bank | 3 750 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 3 750 |
Exempel: Dubbelbetalning till leverantör
Företaget betalade samma faktura på 15 000 kr två gånger av misstag.
Bokföring av den felaktiga dubbelbetalningen (när den upptäcks):
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1690 | Övriga kortfristiga fordringar | 15 000 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 15 000 |
När leverantören betalar tillbaka:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 | Företagskonto/bank | 15 000 | |
| 1690 | Övriga kortfristiga fordringar | 15 000 |
Vid dubbelbetalning påverkas inte moms eller inköpskostnaden - det är enbart en finansiell transaktion.
Praktiska tips
- Stäm av leverantörsreskontran. Kontrollera att saldot på konto 2440 för den aktuella leverantören stämmer efter att kreditnotan och återbetalningen är bokförda.
- Rätt period för momsen. Den ingående momsen ska korrigeras i den momsperiod då kreditnotan mottas, inte när pengarna kommer in.
- Kontrollera kreditnotans innehåll. Se till att kreditnotan anger korrekt momsbelopp och hänvisar till den ursprungliga fakturan.
- Kvitta mot kommande fakturor. Ibland väljer leverantören att inte betala tillbaka utan istället kvitta mot nästa faktura. Bokföringen av kreditnotan blir densamma, men istället för en inbetalning till bank kvittar du mot den nya fakturan i leverantörsreskontran.