Bokföra leverantörsfaktura – inköp, moms och betalning
Kontering av leverantörsfaktura med ingående moms. BAS-konton 2440, 2640 och kostnadskonton med betalningsexempel.
En leverantörsfaktura uppstår när ditt företag köper varor eller tjänster på kredit. Fakturan skapar en leverantörsskuld på konto 2440 och kostnaden bokförs på det kostnadskonto som bäst beskriver inköpet. Ingående moms redovisas separat på konto 2640 och ger avdragsrätt i momsredovisningen.
Så här bokför du en leverantörsfaktura
Arbetsflödet för en leverantörsfaktura har fyra steg: kontrollera, attestera, bokföra och betala. Kontrollera först att fakturan stämmer mot avtal eller beställning. Attestera den enligt företagets interna rutiner. Bokför sedan fakturan genom att kreditera 2440 (Leverantörsskulder) och debitera lämpligt kostnadskonto samt 2640 (Ingående moms 25 %). När du betalar fakturan debiteras 2440 och bankkontot krediteras.
Se till att bokföra fakturan när den anländer – inte först vid betalning. Vid köp från utlandet kan importmoms behöva hanteras separat. Faktureringsmetoden innebär att skulden registreras direkt och speglar företagets faktiska ekonomiska ställning.
Konteringsexempel – Inköp av kontorsmaterial
Företaget köper kontorsmaterial för 4 000 kr exklusive moms (25 %).
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6110 | Kontorsmaterial | 4 000 | |
| 2640 | Ingående moms 25 % | 1 000 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 5 000 |
Konteringsexempel – Betalning av leverantörsfaktura
Fakturan på 5 000 kr betalas via internetbank.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2440 | Leverantörsskulder | 5 000 | |
| 1930 | Företagskonto / bank | 5 000 |
Konteringsexempel – Inköp av IT-tjänst utan momsavdrag
Företaget köper en IT-tjänst för 15 000 kr men saknar momsregistrering (t.ex. enskild firma under gränsvärdet).
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6540 | IT-tjänster | 18 750 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 18 750 |
I detta fall blir momsen en del av kostnaden eftersom företaget inte har avdragsrätt.
Attestering och internkontroll
Enligt god redovisningssed bör varje leverantörsfaktura granskas av en annan person än den som beställde varan eller tjänsten. Dokumentera vem som attesterat och när. Det stärker den interna kontrollen och underlättar vid revision.
Vanliga misstag
- Bokför fakturan först vid betalning. Skulden ska registreras när fakturan inkommer, inte när den betalas – annars speglar balansräkningen inte företagets verkliga skulder.
- Glömmer ingående moms. Om du inte separerar momsen missar du avdraget i momsdeklarationen och betalar för mycket i moms.
- Fel kostnadskonto. Att bokföra allt på ett generellt konto som 6990 gör det svårt att analysera kostnader. Välj rätt konto i BAS-kontoplanen.
- Dubbelregistrering. Kontrollera att samma faktura inte bokförs både manuellt och via automatisk import från bokföringsprogrammet.
Relaterade artiklar
Sammanfattning
Leverantörsfakturan bokförs genom att kreditera leverantörsskulder (2440), debitera kostnadskontot med nettobeloppet och debitera ingående moms (2640). Vid betalning nollställs skulden. Håll god ordning på attestflödet och registrera alltid fakturan vid ankomst.