Bokföra kassabrist och kassaöverskott – regler och kontering
Kassaavstämning vid kontanthandel. Kassabrist (konto 6994) och kassaöverskott (konto 3994).
Företag med kontantförsäljning behöver stämma av kassan dagligen. Vid avstämningen kan det visa sig att det faktiska kassabeloppet inte stämmer överens med det belopp som registrerats i kassaapparaten. Om det saknas pengar kallas det kassabrist, och om det finns mer pengar än förväntat kallas det kassaöverskott. Båda situationerna ska bokföras.
Så här bokför du kassabrist och kassaöverskott
Kassabrist bokförs som en kostnad på konto 6994 Kassadifferenser (brist) och kassaöverskott bokförs som en intäkt på konto 3994 Kassadifferenser (överskott). Differensen bokförs mot kassakontot 1910 så att det bokförda kassabeloppet stämmer med det fysiska beloppet i kassan.
Kassaavstämning bör ske dagligen vid stängning. Du räknar det fysiska beloppet i kassan, jämför med kassaapparatens z-rapport och bokför eventuell differens. Kassaapparatlagen (SKVFS 2014:9) ställer krav på att kassaregister används och att kontrollremsa eller journalminne sparas.
Konteringsexempel - Kassabrist
Dagens försäljning enligt kassaapparaten uppgår till 12 400 kr inklusive moms. Vid fysisk kassaräkning finns bara 12 250 kr i kassan. Kassabristen är 150 kr.
Bokföring av försäljningen:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1910 | Kassa | 12 250 | |
| 6994 | Kassadifferenser (brist) | 150 | |
| 3001 | Försäljning varor, 25% moms | 9 920 | |
| 2610 | Utgående moms 25% | 2 480 |
Konteringsexempel - Kassaöverskott
Dagen efter visar kassaapparaten en försäljning på 8 600 kr inklusive moms, men vid kassaräkning finns 8 725 kr i kassan. Kassaöverskottet är 125 kr.
Bokföring av försäljningen:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1910 | Kassa | 8 725 | |
| 3001 | Försäljning varor, 25% moms | 6 880 | |
| 2610 | Utgående moms 25% | 1 720 | |
| 3994 | Kassadifferenser (överskott) | 125 |
Konteringsexempel - Kassabrist efter kontrollräkning med myntskillnad
Vid en kvällsavstämning visar kassaapparaten en total försäljning på 6 200 kr inklusive moms. I kassan finns sedlar för 6 000 kr och mynt för 140 kr - totalt 6 140 kr. Bristen på 60 kr beror sannolikt på felräknad växel.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1910 | Kassa | 6 140 | |
| 6994 | Kassadifferenser (brist) | 60 | |
| 3001 | Försäljning varor, 25% moms | 4 960 | |
| 2610 | Utgående moms 25% | 1 240 |
Konteringsexempel - Dagskassans insättning på bank
När dagskassan sätts in på företagets bankkonto bokförs överföringen. Anta att 10 000 kr sätts in.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 | Företagskonto/bank | 10 000 | |
| 1910 | Kassa | 10 000 |
Rutiner för kassaavstämning
En fungerande kassarutin minskar risken för differenser och gör det enklare att spåra orsaken när de uppstår. Följande steg bör ingå i den dagliga kassahanteringen:
- Skriv ut z-rapport från kassaapparaten vid dagens slut. Z-rapporten nollställer dagsförsäljningen och utgör underlag för bokföringen.
- Räkna fysiska pengar i kassan - separera sedlar och mynt.
- Dra av växelkassan för att få fram dagskassans nettointäkt.
- Jämför mot z-rapporten - bokför eventuell differens som kassabrist eller kassaöverskott.
- Sätt in dagskassan på företagets bankkonto, alternativt förvara den i ett värdeskåp till nästa bankdag.
Enligt Skatteverkets regler ska kassaregistret vara certifierat och anslutet till en kontrollenhet. Z-rapporter och journalminne ska sparas i minst sju år som en del av räkenskapsinformationen.
Vanliga misstag
- Stämmer inte av kassan dagligen. Kassadifferenser som upptäcks först i efterhand är svårare att utreda och bokföra korrekt. Daglig avstämning är ett krav vid kontanthandel.
- Bokför kassabrist som en representationskostnad eller annan post. Kassadifferenser ska alltid bokföras på konto 6994 respektive 3994 för att ge transparens i redovisningen.
- Ignorerar återkommande kassadifferenser. Upprepade brister kan tyda på systemfel, stöld eller bristande rutiner. Utred orsaken istället för att bara bokföra differensen. Mindre differenser som beror på avrundning hanteras istället som öresutjämning.
- Blandar ihop kassadifferens med växelkassans påfyllning. Pengar som tillförs kassan som växel är inte en intäkt, utan en överföring mellan konton (bank till kassa).
Skattemässig hantering
Kassabrist är avdragsgill som kostnad i företagets deklaration, förutsatt att den är korrekt dokumenterad. Kassaöverskott utgör skattepliktig intäkt. Ovanligt stora eller frekventa kassadifferenser kan väcka frågor vid en skatterevision, så det är viktigt att ha tydlig dokumentation av varje avstämning. Spara z-rapporter, kassaavstämningsblanketter och eventuella noteringar om identifierade orsaker.
Relaterade artiklar
Sammanfattning
Kassabrist bokförs som en kostnad på konto 6994 och kassaöverskott som en intäkt på konto 3994. Stäm av kassan dagligen mot kassaapparatens rapport och bokför eventuella differenser direkt. Återkommande avvikelser bör utredas för att identifiera den bakomliggande orsaken och säkerställa att företagets interna kontroller fungerar.