Swish, kassaregister och kvitton: så gör du rätt
Så hanterar du Swish, kassaregister och kvitton i företaget 2026: gränsen på 236 800 kr, hur Swish bokförs och de nya reglerna för digitala kvitton.
Tar du betalt med Swish, kort eller kontanter dyker tre frågor upp: behöver jag ett kassaregister, hur och när ska betalningarna bokföras, och hur länge måste jag spara kvitton och underlag? Reglerna har dessutom förenklats de senaste åren, bland annat kring papperskvitton. Här är vad som gäller 2026.
Behöver du ett kassaregister?
Säljer du varor eller tjänster mot kontant betalning eller kort behöver du som regel ett certifierat kassaregister. Men det finns en viktig gräns: är din samlade försäljning mot kontanter, kort och Swish högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under räkenskapsåret, alltså 236 800 kr för 2026, räknas kontantförsäljningen som obetydlig och då behöver du inget kassaregister.
En vanlig missuppfattning är att Swish är kontanter. Det stämmer inte. Swish är en elektronisk betalningstjänst och behandlas som kortbetalning, både när gränsen för kassaregister räknas och när betalningen ska bokföras. Däremot räknas Swish med i de fyra prisbasbeloppen tillsammans med kort och kontanter.
Har du ett kassaregister ska Swish registreras på en egen knapp eller rad, skilt från kontanter och kort, så att hela dagens försäljning fångas korrekt.
När och hur bokförs Swish?
Eftersom Swish jämställs med kortbetalning, inte kontant, har du mer tid på dig än för riktiga kontanter.
- Kontant betalning med sedlar och mynt ska bokföras senast nästa arbetsdag (har du kassaregister får dagskassan senareläggas enligt reglerna för det).
- Swish och kort får senareläggas på samma sätt som annan elektronisk betalning, i praktiken till i samband med momsredovisningen för mindre företag.
Själva bokföringen liknar all annan försäljning: intäkten redovisas på rätt försäljningskonto med rätt momssats, och inbetalningen läggs på företagskontot (konto 1930). Får du många Swishbetalningar samma dag kan du slå ihop dem till en gemensam verifikation, en dagskassa, i stället för att bokföra var och en.
En sak att hålla reda på: själva Swish-bekräftelsen i appen är inte ett fullständigt verifikat. Den visar bara att pengar förts över. Du behöver ett underlag som visar vad som sålts, priset och momsen, till exempel en kontantfaktura. Vid en gemensam verifikation ska försäljningen delas upp på kontant, kort och andra elektroniska medel som Swish, samt faktura.
Kvitton: nya och enklare regler
Här har det hänt mycket de senaste åren, till företagarnas fördel.
Elektroniska kvitton är godkända. Sedan slutet av 2024 behöver du som har kassaregister inte längre erbjuda papperskvitto. Du uppfyller kravet genom att erbjuda kunden ett kvitto, oavsett om det är på papper eller digitalt.
Papperskvitton får kastas. Sedan 1 juli 2024 behöver du inte längre spara räkenskapsinformation i sitt ursprungliga pappersformat. Har du fotograferat eller skannat in ett kvitto eller en faktura, så att all information finns digitalt, får du slänga pappret. Tidigare krävdes att originalet bevarades en tid, vilket nu är borta.
Men spara i sju år. Förenklingen gäller formatet, inte tiden. Räkenskapsinformationen ska fortfarande finnas tillgänglig till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Efter digitaliseringen räcker det att den finns kvar elektroniskt.
Kort sammanfattat
Swish är elektroniskt, inte kontant, vilket ger dig mer tid att bokföra och påverkar när kassaregister krävs. Under 236 800 kr i samlad kontant-, kort- och Swishförsäljning slipper du kassaregister. Spara alltid ett riktigt underlag till varje betalning, inte bara Swish-bekräftelsen, och håll informationen tillgänglig i sju år, numera gärna helt digitalt.