Bokföra reseersättning – flyg, tåg, taxi och kontering
Momsavdrag på taxi och buss men inte flyg. BAS-konto 5810/5820 och skillnaden mellan utlägg och företagsbetalning.
Tjänsteresor genererar kostnader för flyg, tåg, taxi och ibland buss. Hanteringen i bokföringen skiljer sig beroende på om företaget betalar direkt eller om den anställde lägger ut och begär ersättning. Dessutom varierar momsavdraget mellan olika transportslag. Den här guiden visar hur du bokför de vanligaste resekostnaderna och var momsfällorna finns.
Regler för resekostnader 2026
Avdragsgilla tjänsteresor
Resor i tjänsten är avdragsgilla för arbetsgivaren. Det gäller flyg, tåg, buss och taxi till och från kundmöten, konferenser och andra tjänsteuppdrag. Resor mellan bostad och ordinarie arbetsplats räknas normalt som privata och är inte avdragsgilla för företaget.
Momsavdrag - viktiga skillnader
Momsreglerna för persontransporter varierar:
- Taxi och buss (6 % moms) - avdragsgill ingående moms om resan är en tjänsteresa.
- Flyg inom Sverige (6 % moms) - moms på flygbiljetter inom Sverige saknar avdragsrätt för köparen. Flygbolag redovisar moms, men resenären får inte dra av den.
- Flyg utrikes - normalt momsfritt (0 %).
- Tåg (6 % moms) - avdragsgill ingående moms vid tjänsteresa.
Utlägg vs företagsbetalning
Om den anställde betalar resan med egna medel uppstår en skuld till den anställde (konto 2820) - se vår guide om att bokföra utlägg för anställd. Om företaget betalar direkt med företagskort bokförs kostnaden mot bank eller kreditkort.
Vilka BAS-konton används?
- 5810 Biljetter - för flyg- och tågbiljetter.
- 5820 Hyrbilskostnad - vid hyrbilanvändning (komplement, ej fokus här).
- 5890 Övriga resekostnader - taxi och övriga transportkostnader.
- 2641 Ingående moms - momsavdrag på avdragsgilla transportslag.
- 2820 Kortfristiga skulder till anställda - vid utlägg av anställd.
- 1930 Företagskonto/bank - vid företagsbetalning.
Konteringsexempel
Exempel 1: Tågbiljett betald av företaget
Företaget köper en tågbiljett för en tjänsteresa. Biljettpriset är 1 200 kr inkl. 6 % moms (1 132 kr exkl. moms, 68 kr moms).
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5810 | Biljetter | 1 132 | |
| 2641 | Ingående moms | 68 | |
| 1930 | Företagskonto/bank | 1 200 |
Exempel 2: Inrikesflyg betalt av företaget
Företaget köper en inrikes flygbiljett för 2 800 kr inkl. moms. Trots att flygbolaget tar ut 6 % moms saknas avdragsrätt för köparen på personbefordran med flyg.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5810 | Biljetter | 2 800 | |
| 1930 | Företagskonto/bank | 2 800 |
Hela beloppet inklusive moms bokförs som kostnad.
Exempel 3: Taxiresa - anställd lägger ut
En anställd tar taxi till ett kundmöte och betalar 450 kr inkl. 6 % moms (425 kr exkl. moms, 25 kr moms) ur egen ficka.
Bokföring av utlägget:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5890 | Övriga resekostnader | 425 | |
| 2641 | Ingående moms | 25 | |
| 2820 | Kortfristiga skulder till anställda | 450 |
Vid ersättning till den anställde:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2820 | Kortfristiga skulder till anställda | 450 | |
| 1930 | Företagskonto/bank | 450 |
Exempel 4: Utrikesflyg
Företaget köper en flygbiljett Stockholm–London för 4 500 kr. Utrikesflyg är momsfritt.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5810 | Biljetter | 4 500 | |
| 1930 | Företagskonto/bank | 4 500 |
Praktiska tips för reseersättning
- Kräv alltid kvitto eller e-biljett som underlag. Kvittot ska visa resans sträcka, datum och belopp.
- Ange syfte och destination på reseräkningen - det styrker att resan är en tjänsteresa vid granskning.
- Kontrollera momssatsen på kvittot. Taxi- och tågkvitton visar normalt separat moms. Flygbiljetter kan vara missvisande.
- Separera tjänsteresor och privata resor tydligt, särskilt vid resor som kombinerar arbete och semester.
- Samla reseunderlag digitalt med koppling till rätt verifikation för enkel sökning vid revision.