Semesterårsavslut: semesterskuld och nytt semesterår

Semesterårsavslutet 2026 steg för steg: nya dagar den 1 april, sparade dagar och femårsregeln, utbetalning av överskjutande dagar, semesterskuldens beräkning och bokföring: och de vanligaste felen.

Den 31 mars tar semesteråret slut hos de flesta arbetsgivare, och den 1 april ska varje anställd ha rätt antal nya, sparade och eventuellt utbetalda dagar. Semesterårsavslutet är lönerutinen som avgör om semesterlagen efterlevs och om semesterskulden i balansräkningen stämmer, och det är här flest fel byggs in i lönesystemet. Här är processen steg för steg. Grunderna i semesterlön och semesterersättning har en egen guide.

Intjänandeår och semesterår

Semesterlagens huvudmodell: intjänandeåret 1 april–31 mars följs av semesteråret 1 april–31 mars året därpå, dagarna tjänas in ett år och tas ut nästa. Många arbetsgivare tillämpar i stället sammanfallande år (intjänande och uttag samma år, ofta kalenderår) eller förskottssemester; kollektivavtal kan ha egna modeller. Vilken modell du har avgör exakt vad årsavslutet innebär, men momenten nedan är desamma.

Steg för steg vid årsskiftet

  1. Stäm av uttagna dagar mot registrerad frånvaro. Felregistrerade semesterdagar (sjukdom under semestern, återkallade dagar) ska vara rättade innan avslutet körs.
  2. Räkna fram nya dagar. Full intjäning ger 25 dagar; den som anställts under året eller haft icke semesterlönegrundande frånvaro får färre. Kom ihåg det som är semesterlönegrundande: 120 dagar föräldraledighet, sjukfrånvaro upp till 180 dagar per intjänandeår, med mera.
  3. Hantera kvarvarande betalda dagar. Den anställda har rätt att spara dagar utöver 20 i upp till fem år. Dagar 1–20 ska alltså tas ut, de kan inte sparas eller betalas ut i pengar under pågående anställning (undantaget om de inte kunnat läggas ut på grund av sjukdom eller liknande).
  4. Betala ut det som ska betalas. Sparade dagar äldre än fem år ska betalas ut som semesterlön. Samma sak med dagar som inte fått plats enligt punkt 3:s undantag.
  5. Uppdatera saldon i lönesystemet och informera de anställda om nya, sparade och förfallna dagar.
  6. Räkna om semesterskulden för bokföringen.

Notera arbetsgivaransvaret i punkt 3: det är du som ska se till att de anställda tar ut minst 20 dagar, fyra veckors sammanhängande huvudsemester under juni–augusti är lagens utgångspunkt. En anställd som "aldrig tar semester" är ett lagbrott på ditt bord, inte en flitpoäng.

Semesterskulden i bokföringen

Varje intjänad men inte uttagen semesterdag är en skuld, inklusive sociala avgifter:

  • Skulden per dag beräknas enligt sammalöneregeln (dagslön + 0,43 procent av månadslönen) eller procentregeln (12 procent av förfallen lön), beroende på vad som tillämpas.
  • Skulden bokförs på 2920 Upplupna semesterlöner med arbetsgivaravgifterna på 2941 Upplupna lagstadgade sociala avgifter: kostnadsförda löpande på 7290/7519 i takt med intjänandet, inte när semestern tas ut.
  • Vid årsavslutet (och varje bokslut) stäms 2920 av mot lönesystemets semesterskuldlista: antal dagar × dagvärde × 1,3142 är rimlighetskollen.

Växande semesterskuld är också en likviditetssignal: tio anställda med fem osparade dagar var är en dold skuld på hundratusentals kronor som förfaller den dag någon slutar.

Vanliga fel

  1. Dagar 1–20 "sparas" eller betalas ut i pengar: lagstridigt under pågående anställning; bara dagar utöver 20 får sparas, och pengar ersätter semester först vid slutlön.
  2. Femårsregeln glöms: gamla sparade dagar ska ut som pengar, inte ligga kvar som evig skuld.
  3. Semesterlönegrundande frånvaro missas: föräldralediga och sjukskrivna får för få nya dagar; se föräldraledighets- och sjuklöneguiderna.
  4. Skulden bokförs inte löpande: kostnaden hamnar i fel period och bokslutet kräver en stor engångsjustering.
  5. Förskottssemester utan avtal om avräkning: förskottsdagar utan skriftlig avräkningsregel (och femårspreskriptionen) blir en gåva när den anställda slutar.

Det viktigaste att ta med sig

Semesterårsavslutet är fyra kontroller: rätt nya dagar (med semesterlönegrundande frånvaro inräknad), max 5 sparade per år i max fem år, minst 20 uttagna under året, och en semesterskuld i bokföringen som matchar lönesystemet, sociala avgifter inräknade. Kör avslutet direkt efter 31 mars, rätta frånvaron först och betala ut det som förfallit, då börjar det nya semesteråret med rena saldon i stället för ärvda fel.

Alla bokföringsguider