Kostförmån och kostavdrag
Kostförmån 2026: schablonbeloppen (frukost 62 kr, lunch/middag 124 kr, helt fri kost 310 kr), representationsundantagen, nettolöneavdragets effekt, kostavdraget i traktamentet och hur förmånen hanteras i AGI och bokföring.
Bjuder du dina anställda på mat uppstår som huvudregel en skattepliktig förmån, oavsett om det är en arbetslunch på stan, mat på personalmötet eller fri kost i en personalmatsal. Värdet är schabloniserat och fastställs av Skatteverket varje år, men undantagen är många och det är där de flesta felen görs. Här är beloppen för 2026, undantagen och hanteringen i lön och bokföring.
Schablonbeloppen 2026
Kostförmån värderas per dag enligt Skatteverkets schablon, oavsett vad måltiden faktiskt kostade:
- Fri frukost: 62 kr
- Fri lunch eller middag: 124 kr
- Helt fri kost (minst tre måltider): 310 kr
Exempel: du bjuder en anställd på lunch tio arbetsdagar under en månad. Förmånsvärdet blir 10 × 124 = 1 240 kr, som läggs på bruttolönen för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter, och rapporteras i AGI:ns fält 012 den månad måltiderna åts.
Betalar den anställda något för måltiden minskar förmånen med samma belopp: subventionerar du lunchen så att den anställda betalar 60 kr av sin nettolön blir förmånsvärdet 124 − 60 = 64 kr per dag. Tar du betalt minst schablonvärdet uppstår ingen förmån alls, så fungerar klassisk personalmatsalsprissättning.
Undantagen: när maten är skattefri
- Representation: måltid vid extern representation (kundmöte) eller intern representation (personalfest, informationsmöte, kick-off) ger ingen kostförmån för deltagarna. Gränsdragningen mot vanliga arbetsluncher är skarp: ett återkommande veckomöte med pizza är inte intern representation. Reglerna för vad bolaget får dra av finns i representationsguiden.
- Hotellfrukost som ingår obligatoriskt i rumspriset på tjänsteresa är skattefri, men den ska fortfarande minska traktamentet (se nedan).
- Måltid ombord på allmänna transportmedel som ingår i biljettpriset är skattefri.
- Kaffe, frukt och enklare fika är personalvårdsförmån och alltid skattefri, men en smörgåstårta eller wrap är en måltid, inte fika. Mer i guiden om kaffe och fika när den publiceras.
- Pedagogiska måltider (vård, skola, omsorg) har särskilda undantag.
Kostavdraget i traktamentet
Kostförmån och kostavdrag förväxlas ofta. När en anställd på tjänsteresa får fria måltider ska traktamentet reduceras: det är kostavdraget. Får den anställda till exempel både lunch och middag betald reduceras heldagstraktamentet med 70 procent; enbart lunch eller middag ger 35 procent och frukost 15 procent (procenten räknas på maximibeloppet). Samtidigt uppstår kostförmån för måltiderna, utom för den obligatoriska hotellfrukosten och representationsmåltider, som bara reducerar traktamentet. Hela traktamentessystemet finns i guiden om tjänsteresor och traktamente.
Lön, AGI och bokföring
I lönekörningen läggs förmånsvärdet på som skatte- och avgiftsgrundande post utan utbetalning: den anställda skattar på värdet och bolaget betalar arbetsgivaravgifter, rapporterat i AGI fält 012. I bokföringen:
- Måltidskostnaden bokförs där den hör hemma (till exempel 7699 Övriga personalkostnader eller 6072 vid representation). Tänk på att momsen på anställdas privata måltider inte är avdragsgill: vid kostförmån bokförs hela beloppet inklusive moms som kostnad.
- Förmånsvärdet syns inte som egen kostnad (kostnaden är ju redan måltiden) utan hanteras via lönesystemet: motbokning sker tekniskt på lönekontona så att skatten och avgifterna blir rätt.
Görs ett nettolöneavdrag krediteras kostnadskontot med den anställdas betalning, och förmånen reduceras i motsvarande mån.
Det viktigaste att ta med sig
Mat till anställda är skattepliktig förmån enligt schablon, 62/124/310 kr per dag 2026, om den inte ryms i undantagen: representation, obligatorisk hotellfrukost, måltid ombord eller enkel fika. Rapportera förmånen i AGI:n rätt månad, kom ihåg att betalning från den anställda minskar värdet krona för krona, och blanda inte ihop kostförmånen (skatt på måltiden) med kostavdraget (reducerat traktamente), på tjänsteresor uppstår ofta båda samtidigt.