Bokföra programvara och SaaS-prenumerationer
Så bokför du programvara och SaaS 2026: prenumeration som löpande kostnad kontra köpt licens, omvänd skattskyldighet på tjänster från utländska leverantörer som Google och Microsoft, och momsavdraget.
Nästan alla företag betalar i dag för molntjänster och programvara, bokföringsprogram, e-post, lagring, designverktyg. De flesta är prenumerationer (SaaS) som bokförs som en löpande kostnad, men köper du en licens av engångskaraktär eller handlar från en utländsk leverantör tillkommer regler du behöver känna till. Här är hur du konterar det.
SaaS-prenumeration är en löpande kostnad
En molntjänst du betalar månads- eller årsvis (SaaS, Software as a Service) är en driftskostnad, inte en tillgång. Du äger ingen programvara, du hyr tillgång. Bokförs på 6230 Datakommunikation eller 5420 Programvaror beroende på indelning (många använder 6540 IT-tjänster). Svensk prenumeration på 300 kr + 75 kr moms:
- Debet 5420 Programvaror (eller 6540): 300 kr
- Debet 2641 Ingående moms: 75 kr
- Kredit 1930 Företagskonto: 375 kr
Betalar du en årsprenumeration i förskott som sträcker sig in i nästa räkenskapsår bör den periodiseras som förutbetald kostnad (1710) om beloppet är väsentligt, annars kostnadsförs den direkt.
Köpt licens av engångskaraktär
Köper du i stället en licens du äger (en engångsbetald programvara med obegränsad licenstid) kan den i teorin vara en tillgång, men i praktiken kostnadsförs nästan all programvara direkt, eftersom belopp och livslängd för småföretag normalt ryms under reglerna för förbrukningsinventarier (under ett halvt prisbasbelopp). Dyra, varaktiga affärssystem kan dock aktiveras som immateriell tillgång och skrivas av.
Utländska leverantörer: omvänd skattskyldighet
Det här är den viktigaste detaljen och den som oftast missas. Köper du molntjänster från ett företag i ett annat EU-land: Google, Microsoft, Adobe, Meta och de flesta SaaS-bolag fakturerar från Irland eller annat EU-land, gäller omvänd skattskyldighet:
- Leverantören fakturerar utan moms (du har lämnat ditt VAT-nummer).
- Du redovisar själv både utgående och ingående moms i din momsdeklaration, 25 procent beräknad moms åt båda håll.
- Nettot blir noll med full avdragsrätt, men båda beloppen ska redovisas (ruta 21/22 för tjänster och ruta 30 för utgående, samt ruta 48 för avdraget).
Kontering av en tjänst från EU för 1 000 kr (omvänd skattskyldighet, 25 %):
- Debet 5420 Programvaror: 1 000 kr
- Debet 2645 Ingående moms utland: 250 kr
- Kredit 2614 Utgående moms omvänd skattskyldighet: 250 kr
- Kredit 1930/2440: 1 000 kr
Köper du från ett land utanför EU (t.ex. en amerikansk SaaS som fakturerar utan EU-moms) gäller liknande förvärvsbeskattning för tjänster. Mekaniken i detalj finns i guiden om moms vid EU-handel och omvänd skattskyldighet.
Vanliga fel
- Omvänd skattskyldighet missas: den vanligaste momsmissen för småföretag i dag; en faktura från Google/Microsoft utan moms ska förvärvsbeskattas, inte bokföras som momsfri kostnad.
- SaaS aktiveras som tillgång: en prenumeration är en löpande kostnad, inte en inventarie.
- Förskottsbetald årslicens kostnadsförs inte över rätt period: periodisera väsentliga belopp.
- VAT-nummer lämnas inte till leverantören: då kan de fakturera med utländsk moms som du inte kan lyfta i Sverige.
Det viktigaste att ta med sig
SaaS-prenumerationer bokförs som löpande kostnad (5420/6540) med momsavdrag, men köper du från Google, Microsoft eller annan utländsk leverantör gäller omvänd skattskyldighet: fakturan kommer utan moms och du redovisar själv utgående och ingående moms (2614 mot 2645), netto noll men båda ska med i deklarationen. Lämna ditt VAT-nummer till leverantören, periodisera väsentliga årsförskott, och aktivera bara dyra varaktiga system som tillgång.