Bokföra porto och fraktkostnader – brevporto, paketfrakt och e-brevlåda
Kontering av portokostnader och frakt. BAS-konto 6250, momsfri Porto vs frakt med moms och tips för e-brevlåda.
Porto och fraktkostnader uppstår i de flesta verksamheter, oavsett om du skickar brev via PostNord, paket med transportföretag eller använder en digital e-brevlåda. Momsreglerna varierar beroende på tjänstens art, och det är viktigt att skilja mellan momsfritt brevporto och momsbelagda frakttjänster. Här beskriver vi hur du bokför de vanligaste fallen.
Regler och momsfrågor
Brevporto - momsfritt
Posttjänster som ingår i den samhällsomfattande posttjänsten (brev, vykort, enstaka paket via PostNord) är undantagna från moms enligt mervärdesskattelagen. Det innebär att frimärken och portokostnader för vanliga brev bokförs utan ingående moms.
Frakt och budtjänster - momsbelagt
Frakttjänster utanför den samhällsomfattande posttjänsten, exempelvis budtjänster, expressfrakt och paketleveranser via privata transportörer, är momsbelagda med 25 %. Här finns avdragsrätt för den ingående momsen.
E-brevlåda och digitala posttjänster
Tjänster som Kivra Företag eller liknande digital post är momsbelagda tjänster (25 %). Kostnaden bokförs som en porto- eller IT-tjänstekostnad beroende på hur tjänsten används.
Vilka BAS-konton används?
- 6250 Porto och posttjänster - för brevporto, frimärken och postala tjänster.
- 5710 Frakter, transporter och försäkringar vid varuförsändelser - för utgående frakt kopplad till varuförsäljning.
- 2440 Leverantörsskulder - vid fakturerade frakttjänster.
- 2641 Ingående moms - vid momsbelagda frakttjänster.
- 1930 Företagskonto/bank - vid direktbetalning.
Konteringsexempel
Exempel 1: Köp av frimärken (momsfritt)
Företaget köper frimärken för 500 kr för kontorsutskick. Brevporto är momsfritt.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6250 | Porto och posttjänster | 500 | |
| 1930 | Företagskonto/bank | 500 |
Exempel 2: Paketfrakt med momsbelagd transportör
Företaget betalar en fraktfaktura på 2 500 kr inkl. moms (2 000 kr exkl. moms + 500 kr moms) för leverans av varor till kund.
Vid fakturamottagning:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5710 | Frakter och transporter | 2 000 | |
| 2641 | Ingående moms | 500 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 2 500 |
Vid betalning:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2440 | Leverantörsskulder | 2 500 | |
| 1930 | Företagskonto/bank | 2 500 |
Exempel 3: E-brevlådetjänst (momsbelagd)
Företaget betalar en kvartalsfaktura för en e-brevlådetjänst på 1 250 kr inkl. moms (1 000 kr exkl. moms + 250 kr moms).
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6250 | Porto och posttjänster | 1 000 | |
| 2641 | Ingående moms | 250 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 1 250 |
Exempel 4: Internpost med budtjänst
Företaget anlitar en budtjänst för att leverera dokument inom staden. Kostnaden är 750 kr inkl. moms (600 kr exkl. moms + 150 kr moms).
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6250 | Porto och posttjänster | 600 | |
| 2641 | Ingående moms | 150 | |
| 1930 | Företagskonto/bank | 750 |
Praktiska tips
- Skilj på momsfritt och momsbelagt redan vid bokföringstillfället. Frimärken och vanligt brevporto har ingen moms, medan frakt- och budtjänster normalt har 25 % moms.
- Använd konto 5710 för varufrakt som hänger ihop med försäljning och konto 6250 för administriv post. Det ger bättre kostnadsuppföljning.
- Spara underlag även för kontantköp av frimärken. Ett kvitto från PostNord-ombud räcker som verifikation. Andra typer av kontorsutgifter bokförs som förbrukningsmaterial.
- Granska fraktfakturor - större transportavtal kan innehålla tillägg som bränsletillägg och försäkring, vilka alla ska inkluderas i fraktkostnaden.