Bokföra julgåva till anställda – regler, gränser och kontering
Skattefria gränser för julgåvor, vad som gäller för presentkort och kontering med BAS-konto 7699. Undvik förmånsbeskattning.
Julgåvor till personalen är en uppskattad gest och en vanlig företeelse i svenska företag. Men det finns tydliga regler för hur mycket gåvan får kosta och vilken typ av gåva som är tillåten för att den ska vara skattefri. Här går vi igenom beloppsgränser, momshantering och korrekt bokföring.
Skattefria beloppsgränser
Grundregeln
En julgåva till en anställd är skattefri om värdet inte överstiger 500 kr inklusive moms per anställd och tillfälle. Om beloppet överstiger 500 kr blir hela gåvans värde skattepliktigt - inte bara den överskjutande delen.
Typ av gåva - varor, inte pengar
För att julgåvan ska vara skattefri måste den bestå av varor eller tjänster, exempelvis:
- Julkorg med mat och dryck
- Choklad, blommor eller presentförpackning
- Biobiljetter eller SPA-behandling
Kontanter och allmänna presentkort (som kan växlas mot pengar eller användas fritt) räknas som lön och är alltid skattepliktiga.
Undantag för presentkort
Presentkort kan vara skattefria om de enbart kan användas för att köpa varor eller tjänster hos en specifik butik eller kedja, och inte kan lösas in mot kontanter. Exempelvis ett presentkort på en matbutik eller ett SPA. Det avgörande är att kortet inte kan växlas till pengar.
Vilka BAS-konton används?
- 7699 Övriga personalkostnader - kostnaden för julgåvan.
- 2440 Leverantörsskulder - om gåvan köps via faktura.
- 1930 Företagskonto/bank - vid direktbetalning eller kontantköp.
Observera att det inte finns momsavdrag på julgåvor till anställda - gåvan klassas som en personalförmån och momsen ingår i personalkostnaden.
Konteringsexempel
Exempel 1: Julgåva under beloppsgränsen
Företaget köper julkorgar till 10 anställda. Varje korg kostar 450 kr inkl. moms. Totalbelopp: 4 500 kr. Beloppet understiger gränsen på 500 kr per person, så gåvan är skattefri.
Bokföring vid mottagande av faktura:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7699 | Övriga personalkostnader | 4 500 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 4 500 |
Vid betalning:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2440 | Leverantörsskulder | 4 500 | |
| 1930 | Företagskonto/bank | 4 500 |
Exempel 2: Julgåva över beloppsgränsen
Företaget köper presentförpackningar för 650 kr inkl. moms per anställd till 5 anställda. Totalbelopp: 3 250 kr.
Eftersom beloppet per person överstiger 500 kr blir hela gåvans värde skattepliktigt.
Bokföring av kostnaden:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7699 | Övriga personalkostnader | 3 250 | |
| 1930 | Företagskonto/bank | 3 250 |
Dessutom behöver du:
- Rapportera 650 kr per anställd som skattepliktig förmån i lönespecifikationen.
- Beräkna arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet (31,42 % x 3 250 = ca 1 021 kr).
- Den anställde beskattas för 650 kr som förmån.
Praktiska tips
- Håll dig under 500 kr per anställd - marginalen är liten, så runda hellre nedåt.
- Dokumentera inköpen - spara faktura med uppgift om antal anställda och kostnad per gåva.
- Undvik kontanter - pengar och allmänna presentkort är aldrig skattefria julgåvor.
- En gåva per tillfälle - gränsen gäller per gåvotillfälle. Jul, födelsedag och jubileum är separata tillfällen med egna gränser.
- Julgåvan är inte representation. Gåvor till anställda skiljer sig från representation som avser måltider och underhållning med affärskoppling.