Bokföra personalvårdsförmåner – kaffe, frukt, motion och kontering
Skattefria förmåner: kaffe, frukt, motion upp till 5 000 kr. BAS-konto 7690/6072 och gränsdragning skattepliktig förmån.
Personalvård är förmåner av mindre värde som arbetsgivaren erbjuder alla anställda. Typiska exempel är kaffe och frukt på arbetsplatsen, friskvårdsbidrag och gemensamma aktiviteter. Många personalvårdsförmåner är skattefria för den anställde och avdragsgilla för företaget, men det finns tydliga gränser. Här går vi igenom hur du bokför de vanligaste fallen.
Så här bokför du personalvårdsförmåner
Personalvård av enklare slag bokförs normalt på konto 7690 Övrig personalvård eller konto 6072 Kaffe, te och enklare förtäring beroende på vad det gäller. Friskvårdsbidrag som betalas ut till anställda bokförs på konto 7693 Friskvård och motion. Momsen på personalvård är normalt inte avdragsgill, eftersom det räknas som stadigvarande bostad eller privat konsumtion - men det finns undantag för exempelvis friskvård via faktura.
Skattefria personalvårdsförmåner
Följande förmåner är skattefria för den anställde och fullt avdragsgilla för arbetsgivaren:
- Kaffe, te och enklare förtäring på arbetsplatsen (frukt, kex, smörgåsar).
- Friskvårdsbidrag upp till 5 000 kr per anställd och år (2026). Bidraget ska avse motion eller friskvård av enklare slag och vara tillgängligt för alla anställda.
- Gemensamma personalaktiviteter av enklare slag som julbord, sommarfest och liknande (inom rimliga beloppsgränser).
Skattepliktiga förmåner
Massage, spa-behandlingar och friskvård som inte räknas som motion eller enklare hälsovård är skattepliktiga. Även friskvårdsbidrag som överstiger 5 000 kr beskattas i sin helhet - det finns inget fribelopp.
Konteringsexempel - Inköp av frukt och kaffe till kontoret
Företaget köper frukt och kaffe för 1 800 kr inklusive moms (1 440 kr exklusive moms, 360 kr moms). Momsen är ej avdragsgill.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6072 | Kaffe, te och enklare förtäring | 1 800 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 1 800 |
Konteringsexempel - Friskvårdsbidrag för gymkort
En anställd har betalat 4 200 kr för ett gymkort och redovisar kvittot för friskvårdsbidrag. Företaget betalar ut beloppet via lön. Beloppet är skattefritt och arbetsgivaren behöver inte betala arbetsgivaravgifter.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7693 | Friskvård och motion | 4 200 | |
| 1930 | Företagskonto/bank | 4 200 |
Konteringsexempel - Skattepliktigt friskvårdsbidrag (överstiger gräns)
En anställd begär friskvårdsbidrag på 7 000 kr. Eftersom beloppet överstiger 5 000 kr blir hela beloppet skattepliktigt som löneförmån. Företaget ska då redovisa beloppet som bruttolön med arbetsgivaravgifter och skatteavdrag.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7210 | Löner tjänstemän | 7 000 | |
| 7510 | Arbetsgivaravgifter | 2 198 | |
| 2710 | Personalskatt | 2 100 | |
| 2730 | Arbetsgivaravgifter | 2 198 | |
| 1930 | Företagskonto/bank | 4 900 |
Konteringsexempel - Gemensam personalaktivitet (julbord)
Företaget anordnar julbord för alla anställda. Totalkostnaden är 12 000 kr inklusive moms (9 600 kr exklusive moms). Momsen på intern representation är ej avdragsgill.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7690 | Övrig personalvård | 12 000 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 12 000 |
Personalaktiviteter av enklare slag är skattefria för de anställda så länge de riktar sig till all personal och kostnaderna är rimliga. Skatteverket har inte fastställt ett exakt belopp per person, men praxis ligger runt 500–1 000 kr per tillfälle.
Vad räknas som godkänd friskvård?
Skatteverket godkänner motion och enklare friskvård som exempelvis gymkort, simhall, yoga, gruppträning, bollsporter och liknande fysiska aktiviteter. Även enklare hälsovård som kostrådgivning och rökavvänjning räknas in. Däremot godkänns inte behandlingar som massage, akupunktur eller spa om de inte är en del av ett motionsprogram. Aktiviteten ska vara av enklare slag och tillgänglig för alla anställda.
Vanliga misstag
- Överskrider friskvårdsbidraget utan att förmånsbeskatta. Om bidraget överstiger 5 000 kr ska hela beloppet tas upp som lön - inte bara den överskjutande delen.
- Bokför momsen som avdragsgill på personalvård. Moms på personalvård (frukt, kaffe, fika) är normalt inte avdragsgill. Hela beloppet inklusive moms bokförs som kostnad.
- Ger friskvårdsbidrag enbart till vissa anställda. Bidraget måste vara tillgängligt för alla anställda för att vara skattefritt. Selektivt utgivande gör förmånen skattepliktig.
- Blandar ihop personalvård med representation. Intern förtäring för anställda är personalvård (konto 7690/6072), medan extern kundaktivitet är representation (konto 6071).
Dokumentation och underlag
För att friskvårdsbidraget ska vara skattefritt krävs att den anställde lämnar in kvitto eller annat underlag som visar vad bidraget använts till. Arbetsgivaren ska kunna visa att förmånen erbjuds alla anställda, exempelvis genom en personalhandbok eller ett internt policydokument. Spara underlagen i minst sju år som en del av räkenskapsinformationen.
Det är också god praxis att dokumentera vilka personalvårdsinsatser företaget erbjuder och vilka belopp som gäller, särskilt om förmånerna förändras mellan åren.
Relaterade artiklar
Sammanfattning
Personalvårdsförmåner som kaffe, frukt och friskvårdsbidrag är skattefria inom fastställda ramar och bokförs på konto 7690, 6072 eller 7693. Se till att förmånerna erbjuds alla anställda och att friskvårdsbidraget inte överstiger 5 000 kr per person och år. Håll koll på gränsen mellan skattefritt och skattepliktigt så slipper du problem vid revision.