Resultatbudget och likviditetsbudget: två verktyg du behöver
Så fungerar budget i företaget: resultatbudgeten visar om du är lönsam, likviditetsbudgeten om du har pengar att betala med. Skillnaden och hur du kommer igång.
En budget är en plan för framtiden uttryckt i siffror. Den hjälper dig att sätta mål, fördela resurser och upptäcka problem i tid. Men "budget" är inte en sak, utan minst två, och de svarar på olika frågor. Resultatbudgeten svarar på om verksamheten är lönsam, likviditetsbudgeten på om du har pengar att betala med. Du behöver båda, och här går vi igenom varför och hur du kommer igång.
Resultatbudget: är verksamheten lönsam?
En resultatbudget visar dina förväntade intäkter och kostnader under en period, oftast ett år. Syftet är att räkna fram det förväntade resultatet, alltså vinst eller förlust.
Den byggs upp precis som resultaträkningen och tar upp poster som:
- försäljningsintäkter
- kostnader för material och varor
- löner
- hyra och andra fasta kostnader
- avskrivningar
Resultatbudgeten besvarar den strategiska frågan: kommer det jag planerar att göra att gå ihop, och med vilken marginal?
Likviditetsbudget: har du pengar när de behövs?
En likviditetsbudget visar i stället dina in- och utbetalningar under perioden, alltså när pengar faktiskt rör sig på kontot. Syftet är att se till att du alltid kan betala dina räkningar.
Det centrala är tajmingen. En intäkt och en inbetalning är inte samma sak. Du kan skicka en faktura i januari men få betalt först i mars, medan hyran och lönerna ska betalas varje månad oavsett. Likviditetsbudgeten fångar den förskjutningen, och visar om det uppstår glapp där pengarna tillfälligt tar slut.
I likviditetsbudgeten måste du också få med poster som inte syns tydligt i resultatet men som tömmer kontot: moms som ska betalas in, preliminärskatt, amorteringar och större inköp.
Den viktiga skillnaden: lönsam är inte samma sak som likvid
Den vanligaste missuppfattningen är att ett företag som går med vinst alltid har pengar. Så är det inte.
Ett företag kan vara lönsamt på pappret och ändå få akut brist på pengar, om kunderna betalar sent, om ett stort momsinbetalningsdatum krockar med löneutbetalningen, eller om mycket kapital är bundet i lager. Det är just sådana likviditetskriser som fäller annars sunda företag.
Därför behöver du båda budgetarna. Resultatbudgeten visar om affären är lönsam över tid. Likviditetsbudgeten visar om du överlever fram dit. En verksamhet kan inte klara sig länge med bara den ena.
Så kommer du igång
Du behöver inget avancerat verktyg, ett kalkylark räcker långt. Gör så här:
- Uppskatta intäkterna. Var realistisk och utgå från tidigare år om du har historik. Hellre försiktigt än optimistiskt.
- Lista kostnaderna. Dela upp i fasta (hyra, försäkringar, abonnemang) och rörliga (material, frakt, provision).
- Ställ upp månadsvis. En årssiffra döljer svackor. Med månadsuppdelning ser du när det blir tight.
- Lägg till skatt och moms i likviditetsbudgeten. Det är ofta här nya företagare överraskas, momsen och skatten ska betalas vid bestämda datum oavsett hur kassan ser ut.
- Följ upp. En budget är inte klar när den är skriven. Jämför löpande mot utfallet och justera, så blir nästa års budget träffsäkrare.
Budgetarbete känns ofta krångligt och onödigt tills den dagen pengarna håller på att ta slut. Då är det för sent att börja. Lägg en eftermiddag på en enkel budget i stället, det är ett av de mest lönsamma sätten att använda din tid som företagare.