När kunden inte betalar: påminnelse, inkasso och kundförlust
Så agerar du när en kund inte betalar 2026: påminnelse, inkassokrav, betalningsföreläggande hos Kronofogden, dröjsmålsränta och momsen vid kundförlust.
En obetald faktura är både en likviditetsfråga och en tidsfråga: ju längre du väntar, desto svårare blir det att få betalt. Det finns en tydlig trappa att gå uppför, från en vänlig påminnelse till Kronofogden, och varje steg har sina egna regler och avgifter. Här går vi igenom ordningen, vad du får ta betalt för på vägen och hur du till slut hanterar momsen om pengarna aldrig kommer in.
Innan fakturan förfaller
Det billigaste sättet att slippa kundförluster är att förebygga dem. Fakturera så snart tjänsten är utförd eller varan levererad, dröj inte. Vid större affärer eller nya kunder kan det löna sig att kontrollera motpartens ekonomi i förväg, exempelvis via en kreditupplysning, och vid osäkerhet ta del av betalningen i förskott.
Skriv också in redan i avtalet eller på fakturan att dröjsmålsränta och påminnelseavgift tas ut vid sen betalning. Då har du rätten klar när du behöver den.
Steg 1: Betalningspåminnelse
Uteblir betalningen skickar du en påminnelse så snart förfallodagen passerat. Den ska vara tydlig men kan hållas vänlig i tonen. Har du angett det i avtalet får du ta ut en påminnelseavgift på 60 kr.
Från dagen efter förfallodagen får du också räkna dröjsmålsränta. Enligt räntelagen är den Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter. Med referensräntan på 2,00 % för första halvåret 2026 blir dröjsmålsräntan alltså 10,00 % per år. Är kunden ett annat företag eller offentlig sektor har du dessutom rätt till en förseningsersättning på 450 kr.
Många ringer också upp kunden i det här läget. Ofta handlar det om en miss eller tillfällig pengabrist, och då kan en kort dialog, en ny förfallodag eller en delbetalning lösa det utan att relationen tar skada.
Steg 2: Inkassokrav
Hjälper inte påminnelsen går du vidare med ett inkassokrav. Det är ett skarpare, formellt brev som tydligt anger skulden, att den ska betalas och vad som händer annars. För ett inkassokrav får du ta ut 180 kr.
Du kan sköta inkasso själv eller anlita ett inkassoföretag. Poängen är att kravet ska vara skriftligt och dokumenterat, eftersom det blir en del av underlaget om ärendet senare går vidare till Kronofogden.
Steg 3: Betalningsföreläggande hos Kronofogden
Betalar kunden fortfarande inte kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Ansökningsavgiften är 300 kr, en kostnad du kan kräva tillbaka av kunden i ansökan.
Här är det viktigt att skilja på två utfall:
- Kunden bestrider inte kravet. Då fastställer Kronofogden skulden, och kunden riskerar en betalningsanmärkning. En anmärkning ligger kvar i tre år för privatpersoner och fem år för företag.
- Kunden bestrider kravet. Då blir fordran tvistig och Kronofogden kan inte besluta. Vill du driva saken vidare måste du ansöka om stämning i tingsrätten, vilket är en större och dyrare process.
Väg alltid skuldens storlek mot besväret, och mot om du vill behålla kunden. Ett betalningsföreläggande avslutar ofta affärsrelationen.
När pengarna aldrig kommer: kundförlust och moms
Står det klart att du inte kommer att få betalt blir fordran en kundförlust, och då finns en viktig momsregel att känna till.
Man skiljer på två lägen. En befarad kundförlust är när du tror att du inte får betalt, men inte är säker. Den påverkar bara hur du värderar fordran, du får inte röra momsen. En konstaterad kundförlust är när det är klarlagt att betalning uteblir, till exempel efter avslutad inkasso utan resultat eller vid kundens konkurs.
Först när förlusten är konstaterad får du minska den utgående momsen, alltså få tillbaka den moms du redan redovisat och betalat in på den ursprungliga fakturan. Du gör det i momsdeklarationen för den period då förlusten konstaterades. Det är en reell lättnad: du slipper betala moms på en intäkt du aldrig fick. Skulle kunden mot förmodan betala senare redovisar du momsen på nytt då.
Gränsen för när en förlust räknas som konstaterad beror på omständigheterna och beloppets storlek. För mindre, obestridda fordringar räcker det ofta att du gjort rimliga indrivningsförsök, medan större belopp kräver tydligare bevis, som ett konkursbeslut. Är du osäker i ett enskilt fall, stäm av mot Skatteverkets vägledning innan du justerar momsen.