Bokföra kaffe och fika till kontoret
Så bokför du kaffe och fika 2026: enklare förtäring som skattefri personalvårdsförmån, kontering på personalkostnad, momsavdraget och gränsen mot måltid och representation.
Kaffe, te, frukt och enklare fika på kontoret är en uppskattad och fullt avdragsgill personalkostnad, så länge det stannar vid just enklare förtäring. Blir det en måltid eller en fest ändras reglerna. Här är hur du konterar kaffet och var gränsen går. De närliggande reglerna finns i guiderna om kostförmån och representation.
Enklare förtäring är personalvårdsförmån
Kaffe, te, bordsvatten, frukt, kakor och enklare fikabröd som erbjuds alla på arbetsplatsen räknas som personalvårdsförmån av mindre värde, det är skattefritt för de anställda och en avdragsgill kostnad för företaget. Ingen förmånsbeskattning, ingen gräns i kronor så länge det handlar om enkel förtäring i samband med arbetet.
Detta gäller även dig som ensam i ditt aktiebolag: bolaget får bokföra kaffe och fika till arbetsplatsen som personalkostnad.
Kontering
Kaffe och fika bokförs som personalkostnad, vanligen på 7699 Övriga personalkostnader eller 7621 Sjuk- och hälsovård/personalvård beroende på kontoplanens indelning (många använder 7690-området för personalvård). Inköp för 300 kr + moms:
- Debet 7699 Övriga personalkostnader: kostnaden
- Debet 2641 Ingående moms: momsen
- Kredit 1930 Företagskonto: totalt
Momsen är avdragsgill eftersom förmånen är skattefri personalvård. Kaffe och livsmedel har oftast 12 procent moms (serveringsfärdigt) eller olika satser i butik, kontrollera kvittot, men momsen får lyftas i bägge fallen.
Gränsen mot måltid
Här går den viktiga linjen: enklare förtäring (fika) är personalvård, men en måltid är något annat. En smörgåstårta, en lunchwrap, pizza eller en riktig måltid räknas inte som "enklare förtäring", då uppstår i stället kostförmån för de anställda (se kostförmånsguiden), om det inte är intern representation. Tumregeln: kan det ersätta en måltid är det inte fika.
Gränsen mot personalfest och representation
- Personalfest/kick-off med mat är intern representation: egna regler, ingen kostförmån men begränsat avdrag (se representationsguiden).
- Återkommande fika på kontoret är personalvård och fullt avdragsgill.
- Fika vid kundmöte är extern representation och följer de reglerna.
Vanliga fel
- Måltider bokförs som fika: en lunch är inte personalvård; det blir kostförmån.
- Privat fika i firman: kaffe du köper hem för privat bruk hör inte hemma i företaget.
- Momsen glöms: den är avdragsgill på skattefri personalvård.
- Personalfest bokförs som vanlig fika: fest med mat är intern representation med egna avdragsregler.
Det viktigaste att ta med sig
Kaffe, te, frukt och enklare fika till arbetsplatsen är skattefri personalvårdsförmån, fullt avdragsgill, ingen förmånsbeskattning, momsen lyfts. Bokför på 7699 (personalvård). Gränsen går vid måltid: kan förtäringen ersätta en måltid blir det kostförmån i stället, och en personalfest med mat är intern representation med egna regler.