Bokföra inkassokostnader
Så bokför du inkassokostnader 2026: skillnaden mellan att driva in en obetald kundfordran och att själv få ett inkassokrav, de lagstadgade ersättningsbeloppen, avdragsrätt och momsfrihet.
Inkassokostnader dyker upp från två håll: antingen driver du in en obetald kundfordran och tar ut en inkassoavgift av kunden, eller så får du själv ett inkassokrav för en räkning du missat. Bokföringen ser olika ut beroende på vilken sida du står på, och de lagstadgade ersättningsbeloppen är desamma oavsett. Här reder vi ut båda fallen. Det närliggande ämnet påminnelseavgift och dröjsmålsränta har en egen guide.
De lagstadgade beloppen
Lagen om ersättning för inkassokostnader sätter fasta belopp som en borgenär får ta ut av en gäldenär som inte betalat:
- Betalningspåminnelse: 60 kr
- Inkassokrav: 180 kr
- Upprättande av amorteringsplan: 170 kr
Mellan företag (B2B) finns dessutom en förseningsersättning på 450 kr som borgenären har rätt till utan särskilt krav. Beloppen är tak, du får inte ta ut mer som standardersättning.
När du driver in en obetald kundfordran
Betalar en kund inte, och du skickar ett inkassokrav (själv eller via inkassobyrå), tar du ut den lagstadgade ersättningen ovanpå fakturabeloppet. När kunden sedan betalar inkassoavgiften är den en ersättning till dig:
- Inbetald inkassoersättning bokförs som en intäkt, t.ex. kredit 3990 Övriga rörelseintäkter (eller som en minskning av din inkassokostnad).
Anlitar du en inkassobyrå tar den betalt för sitt arbete. Byråns arvode är en kostnad för dig:
- Debet 6990 Övriga externa kostnader (inkassobyråns arvode): kostnaden
- Kredit 1930 / leverantörsskuld
Tanken är att den lagstadgade ersättningen du får av kunden ska täcka det mesta av indrivningskostnaden, så att nettoeffekten blir liten. Den ursprungliga kundfordran och en eventuell kundförlust hanteras separat (se guiden om när kunden inte betalar).
När du själv får ett inkassokrav
Har du missat att betala en leverantörsfaktura och får ett inkassokrav, blir inkassoavgiften och förseningsersättningen en kostnad för dig:
- Debet 6990 Övriga externa kostnader (inkassoavgiften): t.ex. 180 kr
- Kredit 1930 Företagskonto: betalt belopp
En eventuell dröjsmålsränta ovanpå bokförs som en räntekostnad (8422), inte som inkassokostnad, håll avgiften och räntan isär. Själva grundbeloppet på fakturan bokförs förstås som den kostnad det avser.
Momsen och avdragsrätten
Inkassoavgifter och förseningsersättningar är momsfria: de har karaktär av ersättning för en kostnad, inte betalning för en momspliktig tjänst, så det finns ingen ingående moms att lyfta. En inkassoavgift du betalar är normalt en avdragsgill kostnad i verksamheten. Inkassobyråns arvode innehåller däremot moms och hanteras som ett vanligt momspliktigt inköp.
Det viktigaste att ta med sig
Inkassokostnader bokförs från två håll: driver du in en fordran är den inkassoersättning kunden betalar en intäkt (3990), medan inkassobyråns arvode är en kostnad (6990). Får du själv ett inkassokrav är avgiften en avdragsgill kostnad (6990), och en eventuell dröjsmålsränta bokförs separat som räntekostnad (8422). De lagstadgade beloppen, 60/180/170 kr och 450 kr i förseningsersättning mellan företag, är tak, och avgifterna är momsfria.