Fakturans innehåll: det här måste vara med

Vad en faktura måste innehålla 2026 enligt mervärdesskattelagen: alla obligatoriska uppgifter, reglerna för förenklad faktura, vanliga fel och en enkel mall att utgå från.

En faktura är inte bara en betalningsbegäran, den är ett juridiskt dokument med innehåll som regleras i mervärdesskattelagen. Saknas obligatoriska uppgifter är fakturan formellt felaktig, och din kund kan nekas momsavdrag tills den rättas. Här är exakt vad som måste vara med, när du får använda en förenklad faktura, och en mall att utgå från.

Obligatoriska uppgifter på en faktura

En fullständig faktura ska innehålla:

  1. Fakturadatum.
  2. Ett unikt löpnummer: fortlöpande serie, inga hopp eller dubbletter.
  3. Säljarens namn och adress samt organisationsnummer.
  4. Säljarens momsregistreringsnummer (VAT-nummer): se guiden om momsregistreringsnummer.
  5. Köparens namn och adress.
  6. Varornas/tjänsternas omfattning och art: vad som sålts, i klartext.
  7. Leverans- eller betalningsdatum om det skiljer sig från fakturadatum.
  8. Beskattningsunderlaget per momssats: beloppet exklusive moms, uppdelat om olika momssatser förekommer.
  9. Momssatsen (25, 12 eller 6 procent).
  10. Momsbeloppet i kronor.
  11. Eventuell hänvisning vid momsfri försäljning eller omvänd skattskyldighet (t.ex. "Omvänd skattskyldighet" eller "Export, artikel 146 mervärdesskattedirektivet").

Har du F-skatt ska det anges ("Innehar F-skatt" eller "Godkänd för F-skatt"), köparen behöver det för att veta att hen inte ska göra skatteavdrag.

Förenklad faktura

För mindre belopp (högst 4 000 kr inklusive moms) eller i vissa branscher (t.ex. kvitto från kassaregister) får du använda en förenklad faktura med färre uppgifter:

  • fakturadatum,
  • säljarens momsregistreringsnummer,
  • vad som sålts,
  • momsbeloppet eller uppgift som gör att det kan räknas ut.

Förenklad faktura får dock inte användas vid försäljning till annat EU-land eller distansförsäljning. Säljer du till företag som behöver dra av momsen, ge hellre en fullständig faktura även för små belopp, annars kommer de tillbaka och ber om en ny.

Krav på fakturering: och tidsfrist

Du är skyldig att fakturera vid försäljning till en annan näringsidkare eller juridisk person. Fakturan ska utfärdas senast den 15:e i månaden efter leveransen vid EU-handel; för inhemsk försäljning finns ingen exakt lagstadgad dag men "utan onödigt dröjsmål" gäller. Fakturan är underlag för din bokföring och ska arkiveras i sju år (se arkiveringsguiden).

Enkel mall: så kan en faktura se ut

Tänk dig en faktura uppdelad i tre block. Överst ditt företag och fakturauppgifterna: företagsnamn och adress, organisationsnummer, VAT-nummer (SE + orgnr + 01), texten "Innehar F-skatt", samt fakturanummer, fakturadatum och förfallodatum. I mitten kunden: namn och adress. Därunder raderna: beskrivning, antal, á-pris och radbelopp för varje post.

Längst ner summeras det hela: summa exklusive moms, momsen per sats (t.ex. moms 25 %), och "att betala" inklusive moms. Avsluta med betalningsuppgift (bankgiro eller IBAN) och en notering om att dröjsmålsränta tas ut enligt räntelagen.

Exempel på en konsultrad: 10 timmar à 1 000 kr ger 10 000 kr exklusive moms, plus 2 500 kr moms (25 %), alltså 12 500 kr att betala. De flesta bokförings- och faktureringsprogram fyller i de obligatoriska fälten automatiskt, poängen är att du känner igen vad som måste finnas med.

Vanliga fel

  1. Hoppande fakturanummer: serien ska vara obruten; luckor väcker frågor vid revision.
  2. Saknat VAT-nummer eller F-skatteuppgift: gör fakturan formellt ofullständig.
  3. Moms ej uppdelad per sats: säljer du varor med både 25 och 12 procent ska de särredovisas.
  4. Otydlig varubeskrivning: "tjänst enligt överenskommelse" räcker inte; ange vad det gäller.
  5. Ingen hänvisning vid momsfrihet: vid export eller omvänd skattskyldighet måste skälet anges.

Det viktigaste att ta med sig

En faktura måste innehålla datum, unikt löpnummer, säljarens och köparens uppgifter, organisations- och VAT-nummer, F-skatteuppgift, tydlig beskrivning samt beskattningsunderlag, momssats och momsbelopp, och en hänvisning när momsen inte tas ut. Under 4 000 kr får en förenklad faktura användas, men inte vid EU-handel. Håll fakturanummerserien obruten och momsen uppdelad per sats, så är fakturan både korrekt och redo att bokföras.

Alla bokföringsguider