E-faktura: så fungerar det
E-faktura 2026 förklarad: skillnaden mot PDF-faktura, Peppol-nätverket, kravet på e-faktura till offentlig sektor och vad som krävs för att börja skicka och ta emot strukturerade fakturor.
"E-faktura" används slarvigt om allt från en PDF i ett mejl till en helt automatiserad dataström, men i lagens och systemens mening är en e-faktura något specifikt: en faktura i ett strukturerat elektroniskt format som kan tas emot och behandlas automatiskt. Skillnaden spelar roll, inte minst för att alla som säljer till offentlig sektor måste skicka riktiga e-fakturor. Här är vad som gäller.
En PDF är inte en e-faktura
Det här är den vanligaste missuppfattningen. En PDF-faktura som du mejlar är en bild av en faktura: en människa måste läsa den och knappa in uppgifterna. En e-faktura är fakturadata i ett standardiserat maskinläsbart format (XML) som mottagarens system kan tolka och bokföra utan manuell inmatning.
Skillnaden i praktiken:
- PDF: enkel att skapa, men kräver manuell hantering hos mottagaren och räknas inte som e-faktura enligt lagen om e-faktura till offentlig sektor.
- E-faktura (strukturerad): automatisk hantering, färre fel, och uppfyller lagkravet mot offentlig sektor.
Peppol: det europeiska nätverket
De flesta e-fakturor i Sverige skickas via Peppol, ett europeiskt nätverk för elektroniska affärsdokument. Tänk på det som ett "telefonnät" för fakturor: varje deltagare har en Peppol-adress (ofta baserad på organisationsnumret), och fakturan skickas genom en accesspunkt: en tjänsteleverantör eller ditt bokföringsprogram, fram till mottagarens accesspunkt. Standardformatet är Peppol BIS Billing.
Du behöver alltså inte bygga något själv: ditt faktureringsprogram eller en e-fakturatjänst kopplar upp dig mot Peppol, och sedan är det lika enkelt att skicka en e-faktura som en PDF.
Kravet mot offentlig sektor
Sedan april 2019 är det lag att alla fakturor till offentlig sektor (kommuner, regioner, statliga myndigheter) ska skickas som e-faktura, en PDF räcker inte. Säljer du till en kommun måste du alltså kunna skicka strukturerad e-faktura, normalt via Peppol. Många små leverantörer upptäcker detta först när kommunen avvisar deras PDF.
För B2B mellan privata företag finns ännu inget generellt lagkrav i Sverige, men utvecklingen går mot obligatorisk e-faktura i EU (ViDA-initiativet, "VAT in the Digital Age", inför e-fakturakrav stegvis under kommande år). Att komma igång nu är att ligga steget före.
Så kommer du igång
- Kontrollera ditt program: de flesta moderna bokförings- och faktureringsprogram har e-faktura/Peppol inbyggt, ofta räcker det att aktivera funktionen.
- Skaffa en Peppol-adress via programmet eller en accesspunktsleverantör (ofta din befintliga leverantör).
- Be om kundens elektroniska adress (Peppol-ID/GLN eller organisationsnummer), du behöver den för att adressera fakturan.
- Ta emot e-fakturor samma väg: leverantörsfakturor kommer in strukturerat och kan tolkas automatiskt, vilket sparar inmatning och minskar fel.
Det viktigaste att ta med sig
En e-faktura är strukturerad fakturadata som hanteras automatiskt, inte en PDF. Den skickas oftast via Peppol-nätverket genom en accesspunkt, vilket ditt faktureringsprogram normalt sköter. Säljer du till kommun, region eller statlig myndighet är e-faktura ett lagkrav, och med EU:s ViDA på väg blir strukturerad e-faktura snart standard även B2B. Aktivera funktionen i ditt program och be om kundens Peppol-adress, så är du redo.