Vad är en administrationsavgift?
En administrationsavgift är en avgift ett företag kan ta ut för att täcka de administrativa kostnader som uppstår i samband med en försäljning. Det vanligaste är att avgiften avser hanteringen av själva fakturan – det vill säga arbetet med att skapa, distribuera och följa upp den.
Syftet är att täcka faktiska kostnader, inte att generera vinst. För privatkunder är avgiften ofta blygsam, medan den kan vara högre mellan företag. Det är avgörande att avgiften och dess storlek är avtalad med kunden i förväg. Företaget kan inte lägga till eller ändra en administrationsavgift i efterhand om kunden inte har godkänt den.
Bokföringsexempel för administrationsavgift
Observera att dessa exempel är förslag. Det kan finnas andra sätt att hantera bokföringen, och vid osäkerhet bör du alltid konsultera en redovisningskonsult.
En faktureringsavgift redovisas normalt med samma momssats som den huvudsakliga varan eller tjänsten på fakturan. Om fakturan innehåller flera olika momssatser kan avgiften proportioneras.
Exempel: Fakturametoden
Ett företag säljer en vara för 8 000 kr (exkl. moms) och lägger på en administrationsavgift på 49 kr. Momssatsen är 25%.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1510 | Kundfordringar | 10 061,25 kr | |
| 2611 | Utgående moms 25% | 2 012,25 kr | |
| 3001 | Försäljning inom Sverige | 8 000,00 kr | |
| 3540 | Faktureringsavgifter | 49,00 kr |
Vad händer om kunden inte betalar?
Om kunden är sen med betalningen kan företaget skicka en påminnelse med en lagstadgad påminnelseavgift (för närvarande 60 kr). Denna avgift är momsfri. När kunden betalar både fakturan och påminnelseavgiften kan bokföringen se ut så här:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 | Företagskonto | 10 121,25 kr | |
| 1510 | Kundfordringar | 10 061,25 kr | |
| 3590 | Övriga sidointäkter | 60,00 kr |